Internes Kontrollsystem (IKS)
Das interne Kontrollsystem (IKS) ist ein integraler Bestandteil des Risikomanagementsystems von WACKER. Grundlagen sind systematisch gestaltete Kontrollmaßnahmen, Richtlinien und Arbeitsanweisungen. Die Kontrollmaßnahmen beinhalten in allen notwendigen Geschäftsprozessen das Prinzip der Funktionstrennung, das Vier-Augen-Prinzip sowie in bestimmten Bereichen eine regelmäßige Job-Rotation. Mit ihnen soll sichergestellt werden,
- / dass Gesetze und Richtlinien eingehalten werden,
- / die Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftsprozesse sichergestellt wird und
- / Vermögensschäden vermieden werden, die durch eigene Mitarbeiter oder Dritte vorsätzlich oder durch unbeabsichtigtes Fehlverhalten entstehen können.
Internes Kontrollsystem (IKS) integraler Bestandteil des Risikomanagements
Rechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem
Das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem hat das Ziel, die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Rechnungslegung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass regelungskonforme Konzern- und Jahresabschlüsse erstellt werden.
Zusätzlich zu den beschriebenen Grundlagen des IKS tragen Bewertungen und Analysen dazu bei, Risiken mit direktem Einfluss auf die Finanzberichterstattung zu identifizieren und zu minimieren. Ständig verfolgt werden außerdem Änderungen der Rechnungslegungsvorschriften. Die für die Finanzberichterstattung zuständigen Mitarbeiter schulen wir umfassend und regelmäßig. Um das Risiko von Fehlaussagen in der Bilanzierung komplexer, anspruchsvoller Teilbereiche zu verringern wie beispielsweise beim Thema Pensionen, ziehen wir externe Experten hinzu.
Das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ist so konzipiert, dass eine zeitnahe und korrekte Bilanzierung aller Geschäftsvorfälle vorgenommen wird und dass kontinuierlich zuverlässige Daten über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vorliegen. Als wesentliche Bilanzierungsrichtlinie ist das konzernweit gültige Bilanzierungshandbuch von WACKER im Intranet zugänglich. Der Organisationsablauf ist zudem durch Bilanzierungsrichtlinien, Buchungsanweisungen und Organisationsrichtlinien vorgegeben. Geänderte Bilanzierungsvorschriften und Interpretationen werden laufend angepasst. Die Funktionstrennung von Bilanzbuchhaltung und Bilanzanalyse sowie Bilanzierungsstrategie stellt sicher, dass mögliche Fehler, bevor der Abschluss erstellt wird, identifiziert und Rechnungslegungsvorschriften eingehalten werden. Zugriffsvorschriften im IT-System sowie das Vier-Augen-Prinzip in der Buchhaltung der Einzelgesellschaften wie auch bei der Konsolidierung im Konzern sichern die Vollständigkeit und Genauigkeit der Prozesse.
Verantwortlich dafür, dass die bestehenden Regelungen auch dezentral umgesetzt werden, sind die jeweiligen Tochtergesellschaften. Die Wirksamkeit der implementierten Kontrollen wird durch Feedback-Gespräche der verantwortlichen Mitarbeiter sowie durch die laufende Kontrolle wesentlicher Kennzahlen im Rahmen der monatlichen Managementberichterstattung und systemgestützter Testläufe sichergestellt. Daneben werden regelmäßig externe Prüfungen sowie prüferische Durchsichten zum Ende des Geschäftsjahres und der Quartale durchgeführt.
Interne Kontrolle
Die Konzernrevision überprüft im Auftrag des Vorstands regelmäßig in allen Unternehmensteilen, die vorgegebene Funktionsweise des Risikomanagementsystems inklusive des internen Kontrollsystems. Darüber hinaus kontrolliert sie, ob die Kontrollmechanismen – wie das Vier-Augen-Prinzip oder die Funktionstrennung – eingehalten werden. Grundlage für die Prüfungen ist das Revisionshandbuch. Die Prüfthemen werden vom Vorstand nach einem risikoorientierten Ansatz festgelegt und wenn notwendig an geänderte Rahmenbedingungen unterjährig flexibel angepasst. Auf Grund der hohen Investitions- und Instandhaltungstätigkeit lag der Schwerpunkt dieser internen Prüfungen im abgelaufenen Geschäftsjahr auf dem Thema Auftrags- und Abrechnungsprozesse von technischen Dienstleistungen. In China hat WACKER im Jahr 2009 neben den planmäßigen Untersuchungen durch die zentrale Konzernrevision eine lokale Revisionseinheit installiert, die fachlich an die Konzernrevision gebunden ist.
Compliance-Organisation personell aufgestockt
Daneben wurde die Compliance-Organisation personell verstärkt. Insgesamt führte die Konzernrevision 36 Audits im Geschäftsjahr 2009 (2008: 30 Audits) durch. Der aufgestellte Prüfplan wurde im Wesentlichen abgearbeitet, vereinzelte Themen bzw. Punkte der Nachschau werden noch im Geschäftsjahr 2010 abgeschlossen. Die Prüfungen ergaben keine wesentlichen Richtlinienverstöße.
Externe Kontrolle
Extern wird das Risikofrüherkennungssystem durch den Abschlussprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung untersucht.