Organisation und Instrumente des Risikomanagementsystems

Das Risikomanagementsystem von WACKER baut auf unterschiedlichen Elementen auf. Das konzernweite Risikomanagementsystem greift auf bestehende Organisations- und Berichtsstrukturen zurück, ergänzt um zusätzliche Elemente. Das Risikomanagementhandbuch enthält Grundsätze und Prozesse des Risikomanagements. Darin beschrieben sind Meldegrößen für Risiken und Informationen darüber, wie sie abgedeckt und abgebildet werden. Die Richtlinie Risikomanagement regelt unter anderem die Anforderungen an die Berichterstattung und wann welche Gremien informiert werden. Verantwortlich für das Risikomanagementsystem ist ein zentraler Risikomanagementbeauftragter, der durch lokale Risikobeauftragte unterstützt wird. Spezielle Einzelrisiken der Unternehmens- und Geschäftsbereiche werden in einer Risikoliste erfasst.

Identifizierte Risiken werden hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Ergebnis analysiert und bewertet. In monatlichen Berichten wird der Vorstand durch das Konzerncontrolling über die gegenwärtige und zukünftige Geschäftsentwicklung informiert. Risiken und Chancen bewerten wir in regelmäßigen Besprechungen mit den Geschäftsbereichen und wägen sie gegeneinander ab.

Der Zentralbereich Controlling stellt sicher, dass die Standards des Risikomanagements umgesetzt werden und der Risikomanagementprozess weiterentwickelt wird. Er ist verantwortlich für das konzernweite Erfassen aller wesentlichen Risiken sowie für die systematische Bewertung nach einheitlichen Maßstäben. Wesentliche sowie bestandsgefährdende Risiken werden sofort über ein so genanntes Ad-hoc-Reporting gemeldet. Da die Geschäftsbereiche Ergebnisverantwortung tragen, ist dieser Prozess eng mit dem operativen Controlling verknüpft. Die Risiken der einzelnen Geschäftsbereiche werden monatlich identifiziert und eingeschätzt. Das operative Risikomanagement ist in diesen Einheiten verankert. Ebenso eingebunden in das Risikocontrolling auf Konzernebene sind die Zentralbereiche Finanzen, Einkauf Rohstoffe, Technischer Einkauf & Logistik sowie Recht und Versicherungen.

Das Management finanzwirtschaftlicher Risiken liegt in der Verantwortung des Zentralbereichs Finanzen. Dort konzentriert sind alle Maßnahmen zu Währungs- und Zinssicherungsgeschäften. Detaillierte Vorgaben und Richtlinien, die unter anderem eine Funktionstrennung von Handel und Abwicklung vorsehen, geben den Handlungsrahmen vor. Das Forderungsmanagement gegenüber Kunden und Lieferanten überwacht der Zentralbereich Bilanzierung.

Internes Kontrollsystem (IKS) und rechnungslegungsbezogenes
internes Kontrollsystem

Das interne Kontrollsystem (IKS) ist ein integraler Bestandteil des Risikomanagementsystems.

Grundlagen internes Kontrollsystem (IKS)

Das Ziel des internen Kontrollsystems in Bezug auf die Rechnungslegung ist es, sie einheitlich und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, den Regeln der International Financial Reporting Standards (IFRS) und konzerninternen Richtlinien zu gewährleisten und sicherzustellen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass wir den interessierten Zielgruppen wie Banken, Analysten und Investoren ordnungsgemäße und verlässliche Informationen zur Verfügung stellen.

Zusätzlich zu den beschriebenen Grundlagen des IKS tragen Bewertungen und Analysen dazu bei, Risiken mit direktem Einfluss auf die Finanzberichterstattung zu identifizieren und zu minimieren. Wir verfolgen ständig Änderungen der Rechnungslegungsvorschriften und schulen die Mitarbeiter, die an diesen Themen arbeiten, umfassend und regelmäßig. Um das Risiko von Fehlaussagen in der Bilanzierung komplexer, anspruchsvoller Teilbereiche zu verringern wie beispielsweise beim Thema Pensionen, ziehen wir externe Experten hinzu.

Das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ist so konzipiert, dass eine zeitnahe, einheitliche und korrekte Bilanzierung aller Geschäftsvorfälle vorgenommen wird und dass kontinuierlich zuverlässige Daten über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vorliegen. Es stellt die Einhaltung der gesetzlichen Normen, Rechnungslegungsvorschriften und internen Bilanzierungsregelungen sicher, die für alle in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verbindlich sind. Wesentliche Bilanzierungsrichtlinie ist das konzernweit gültige Bilanzierungshandbuch. Es ist im Intranet zugänglich. Der Organisationsablauf ist zudem durch Bilanzierungsrichtlinien, Buchungsanweisungen und Organisationsrichtlinien vorgegeben. Ein konzernweit gültiger Terminkalender stellt den vollständigen und zeitgerechten Ablauf des Abschlusses sicher. Die Funktionstrennung von Bilanzbuchhaltung und Bilanzanalyse sowie Bilanzierungsstrategie vermeidet, dass mögliche Fehler vor Fertigstellung des Abschlusses nicht identifiziert werden oder dass Rechnungslegungsvorschriften nicht eingehalten werden. Zugriffsvorschriften im IT-System sowie das Vieraugenprinzip in der Buchhaltung der Einzelgesellschaften wie auch bei der Konsolidierung im Konzern sichern die Vollständigkeit und Genauigkeit der Prozesse.

Die Tochtergesellschaften sorgen dafür, dass die bestehenden Regelungen auch dezentral umgesetzt werden. Sie werden dabei vom Konzernrechnungswesen unterstützt und überwacht. Daneben existieren länderspezifische Bilanzierungsvorschriften, die es einzuhalten gilt.

Die Wirksamkeit der Kontrollen wird durch Feedback-Gespräche der verantwortlichen Mitarbeiter sowie durch die laufende Kontrolle wesentlicher Kennzahlen im Rahmen der monatlichen Managementberichterstattung und systemgestützter Testläufe gewährleistet. Daneben gibt es regelmäßig externe Prüfungen sowie prüferische Durchsichten zum Ende des Geschäftsjahres und zu den Quartalen.

Interne Kontrolle

Das Risikomanagementsystem wird durch unsere interne Konzernrevision vervollständigt. Sie überprüft im Auftrag des Vorstands regelmäßig alle Unternehmensteile. Grundlage für die Prüfungen ist das Revisionshandbuch. Die Auswahl der Prüfthemen wird vom Vorstand nach einem risikoorientierten Ansatz festgelegt und wenn notwendig an geänderte Rahmenbedingungen unterjährig flexibel angepasst. Im Jahr 2010 hat WACKER schwerpunktmäßig diese Themen geprüft:

• die allgemeine Geschäftsabwicklung bei Tochtergesellschaften
• IT-Themen in Bezug auf Sicherheit und Projektmanagement
• die Auftragsvergabe und Abrechnung von Investitionen
• Prozesse der Rechnungslegung

Insgesamt führte die Konzernrevision 37 Audits im Geschäftsjahr 2010 (2009: 36 Audits) durch. Der aufgestellte Prüfplan wurde im Wesentlichen abgearbeitet, vereinzelte Themen bzw. Punkte der Nachschau werden noch im Geschäftsjahr 2011 abgeschlossen. Die Prüfungen ergaben keine wesentlichen Beanstandungen. Hinweise aus den Prüfungen, die Prozesse zu optimieren, werden umgesetzt.

Externe Kontrolle

Extern wird das Risikofrüherkennungssystem durch den Abschlussprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung untersucht. Er berichtet darüber an Vorstand und Aufsichtsrat.